Как заявки с сайта попадают в CRM и почему теряются

Типичная картина: форма на сайте отправляет письмо на общую почту, кто-то его читает, копирует телефон в CRM или в таблицу. В выходные письмо пролежит до понедельника, а клиент уже обратится к конкурентам.

Как должно работать

• Человек отправляет форму — в CRM сразу создаётся сделка.
• В карточке видно, с какой страницы и из какого источника пришла заявка.
• Сделка назначается на менеджера, ему приходит уведомление.
• Если за 15 минут никто не взял заявку, напоминание получает руководитель.

Способы подключения

Самый надёжный вариант — передача через API CRM: сайт сам создаёт сделку. Подходят и готовые формы CRM, встроенные на сайт, но они хуже вписываются в дизайн. Пересылка через почту работает, но ломается чаще всего: письма попадают в спам или парсятся с ошибками.

Не забудьте про источник

Метки рекламы и страница входа должны передаваться вместе с заявкой. Тогда через месяц видно, сколько сделок принесла контекстная реклама, а сколько — карты или SEO, и какие из них дошли до оплаты.

Где заявки теряются чаще всего

• Форма работает, но интеграция отвалилась после обновления сайта — никто не заметил.
• Дубли: один клиент написал дважды, и с ним общаются два менеджера.
• Звонки и мессенджеры не подключены, в CRM только часть обращений.

Раз в неделю отправляйте тестовую заявку с сайта и проверяйте, дошла ли она. Это занимает минуту и спасает от недели потерянных обращений.

Нужно ли переделывать сайт?

Обычно нет. Подключение к CRM делается на существующем сайте: дорабатывается обработчик формы, дизайн не меняется.

Чтобы в CRM попадали и сообщения из мессенджеров, прочитайте «WhatsApp, Telegram и ВК в одном окне».